Die Verpflegungsmehraufwendung ist definiert als der Aufwand, den ein Beschäftigter im Rahmen seiner Tätigkeit für seine Verpflegung außerhalb seines gewöhnlichen Arbeitsplatzes und seinem privaten Wohnort aufbringen muss. Er ist nicht zu verwechseln mit den Kosten für Dienstreisen, die die Übernachtungen sowie sonstige Aufwendungen enthalten. In der privaten Lohn- oder Einkommenssteuererklärung können Angestellte die Verpflegungsmehraufwendung gemäß §9 Abs. 5 Satz 1 Einkommenssteuergesetz (EStG) als Werbungskosten geltend machen, sofern sie die Voraussetzungen erfüllen. Bei Selbstständigen, Freiberuflern und Unternehmen fließt der Verpflegungsmehraufwendung gemäß §4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 5 EStG in die Betriebsausgaben ein.
Verpflegungsmehraufwendung – neue Pauschalsätze ab 2013
Am 17. Dezember 2012 hat das Bundesfinanzministerium die Änderungen der Sätze für die Verpflegungsmehraufwendung sowie die Reisekosten zum 01. Januar 2013 bekannt gegeben. Das Ministerium teilte in seinem Schreiben mit, dass eine Anpassung an die Entwicklung der Verbraucherpreise stattgefunden habe und sich die Pauschalen entsprechend ändern. Die anrechenbaren Zeiten blieben wie in der Vergangenheit bestehen. Das heißt, der Verpflegungsmehraufwand kann ab einer Abwesenheit von mindestens acht Stunden geltend gemacht werden, die absetzbare Höhe richtet sich auch weiterhin nach der 3-Stufen-Staffelung.
Tatsächliche Kosten und Pauschale
Sowohl von Unternehmen als auch von Arbeitnehmern sind Verpflegungsmehraufwendungen lediglich in Höhe der Pauschalen geltend zumachen, unabhängig von den tatsächlichen Kosten. Arbeitnehmer haben zudem keinen Anspruch auf eine Erstattung durch den Arbeitgeber, bei diesem handelt es sich um eine freiwillige Leistung. Erhalten sie vom Arbeitgeber jedoch Verpflegungsmehraufwendungen in einer höheren Summe als die vom Gesetzgeber festgesetzte Pauschale, wird die Differenz dem steuerpflichtigen Einkommen zugerechnet. Neben dem §9 EStG finden sich weitere Regelungen zur steuerlichen Handhabung in der Lohnsteuer-Richtlinie 2011 LStR 2011 – R 9.6 LStR 2011 R9.6.
