Sobald ein Unternehmen Personal beschäftigt, geht damit ein erhöhter organisatorischer Aufwand einher. Löhne und Gehälter müssen abgerechnet sowie offizielle Meldepflichten eingehalten werden. All diese Aufgaben bündeln sich in der Lohnbuchhaltung. Mitarbeiter sind die wichtigste Ressource eines Betriebs – es lohnt sich also, ein wenig Zeit in dieses Thema zu investieren.
Was versteht man unter Lohnbuchhaltung?
Sobald ein Unternehmer Mitarbeiter in seinem Betrieb beschäftigt, geht es darum, deren Lohn- und Gehaltsabrechnung sowie ihre Stammdaten zu verwalten. Außerdem muss er Jahreslohnkonten führen und Meldungen an die Krankenkasse oder das Lohnsteueramt erledigen. Dies alles erfolgt im Rahmen der Lohnbuchhaltung, in insgesamt fünf wesentlichen Schritten:
1. Neue Mitarbeiter anmelden
Wird ein neuer Mitarbeiter in einem Unternehmen eingestellt, ist es die Aufgabe der Lohnbuchhaltung, für diesen Lohnunterlagen anzulegen und ihn bei den Sozialversicherungsträgern anzumelden. Dabei gilt es, die verschiedenen Dokumentations- und Meldepflichten zu beachten, je nach Beschäftigungsart:
- Angestellter
- Arbeiter
- Geringfügig Beschäftigter
2. Erledigung der Abrechnung
So lange der Mitarbeiter in dem Unternehmen angestellt ist, erledigt die Lohnbuchhaltung die Abrechnung der Arbeitnehmerbezüge. Darunter fallen konkret:
- Ermittlung der Lohn- und Lohnnebensteuern
- Ermittlung der Sozialversicherungsbeiträge
- Erstellen der Entgeltabrechnung
3. Übermittlung der Daten
Die errechneten Beträge müssen dann an das Finanzamt, die Sozialversicherungsträger sowie im Falle Vermögenswirksamer Leistungen an sonstige Zahlungsempfänger übermittelt und überwiesen werden.
4. Aufgaben zum Abschluss eines Monates
Weitere Aufgaben der Lohnbuchhaltung ergeben sich meist zum Abschluss eines Monats: Dazu zählen zum einen das Ausscheiden einzelner Mitarbeiter aus einem Unternehmen abzuwickeln sowie Meldungen an Finanzamt und Sozialversicherungsträger durchzuführen. Zum anderen ist die Lohnbuchhaltung ebenso dafür zuständig, Personalstatistiken zu erstellen.
5. Aufgaben zum Abschluss eines Geschäftsjahres
Zum Ende des Geschäftsjahres müssen die Konten rechtzeitig abgeschlossen sowie an die Agentur für Arbeit, die Sozialversicherungsträger und Statistikämter übermittelt sein.
Lässt sich die Lohnbuchhaltung selbstständig erledigen?
Die Verpflichtung zum Führen eines Lohnkontos ist in § 4 der Lohnsteuer-Durchführungsverordnung (LStDV) gesetzlich geregelt. Diese Verordnung dient Verantwortlichen als Arbeits- und Rechtsgrundlage. Insofern Arbeitnehmer die Lohnbuchhaltung selbstständig übernehmen, sollten diese außerdem die Grundzüge des Lohnsteuer-, Arbeits- und Sozialversicherungsrechts kennen, um Meldeerfordernisse für die Krankenkasse oder die Anmeldung neuer Mitarbeiter regelkonform durchzuführen. Mit dem richtigen Know-how und der Beachtung einiger Tipps können Unternehmer die Lohnbuchhaltung durchaus selbstständig erledigen.
Tipps und Tricks für die Lohnbuchhaltung
- Mit dem speziellen Software-Programm von Lexware Lohn Gehalt Plus haben Unternehmer stets Überblick über die Daten aller Mitarbeiter und können die Lohn- und Gehaltsabrechnung bequem am Firmen-PC erledigen. Das Lohnprogramm bietet zusätzliche Sicherheit in Bezug auf korrekte Angaben:
- Sämtliche Eingaben werden auf Plausibilität hin überprüft
- Die Software ist immer an den aktuellen Rechtsstand angepasst
Alle Meldungen können anschließend per Elster an das Finanzamt sowie Lexware Dakota an die Krankenkassen übertragen werden. Zudem erinnert das Programm am Monatsende daran, alle Daten rechtzeitig zu versenden.
- Damit Unternehmer nicht zum Ende des Monats hin unter Druck geraten, sollten sie im Voraus genügend Zeit für die Lohnbuchhaltung einplanen und Aktualisierungen sofort anpassen, zum Beispiel Adressänderungen von Mitarbeitern.
- Je nach Beschäftigungsverhältnis sind Geschäftsführer an verschiedene Sozialversicherungspflichten gebunden. Auch das sollten Unternehmer bedenken, um fehlerhafte Einschätzungen zu vermeiden. Abführpflichtige Versicherungsanteile entstehen grundsätzlich aus:
- Arbeitslosenversicherung
- Unfallversicherung
- Krankenversicherung
- Rentenversicherung
- Die Anstellung von nur vorübergehend beschäftigten Mitarbeitern als „kurzfristig angestellt“ und „Minijobber“ muss streng unterschieden werden, weil beide hinsichtlich Lohn sowie Sozialversicherung ganz verschieden abgerechnet werden.
Fazit
Mit dem entsprechenden Hintergrundwissen und unterstützenden Software-Programmen lässt sich die Lohnbuchhaltung durchaus selbstständig erledigen. Das bietet sich insbesondere für kleinere Unternehmen an, die nur eine geringe Anzahl an Mitarbeitern beschäftigen, weil der Aufwand in diesem Fall ohnehin nicht allzu groß ist. Zum anderen können Betriebe mit noch geringem Budget, beispielsweise Star-ups, sich auf diese Weise Lohnkosten für separate Buchhalter sparen und sie anderweitig effektiv einsetzen.
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